Ing.-Büro EWC-East West Consulting
Datenschutzerklärung
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Information über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Sorgfalt und Transparenz ist die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Kunden. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung zustehen. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten und zu welchem Zweck, hängt vom jeweiligen Vertragsverhältnis ab.
1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlich ist das
Ing.-Büro East West Consulting
Holzmarktstr. 69
10179 Berlin
Deutschland.
2 Wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Dipl.-Ing. Nellja Weiss
Holzmarktstr. 69
10179 Berlin
n.weiss@ewc-berlin.com
3 Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden von uns genutzt?
Wenn Sie eine Anfrage haben, von uns ein Angebot erstellen lassen oder mit uns einen Vertrag abschließen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten u.a. auch zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Wahrung eines berechtigten Interesses oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung.
Je nach Rechtsgrundlage handelt es sich um folgende Kategorien personenbezogener Daten:
• Vorname, Nachname
• Adresse
• Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail-Adresse)
• Vertragsstammdaten, insbesondere Vertragsnummer, Laufzeit, Kündigungsfrist, Art des Vertrags
• Rechnungsdaten/Umsatzdaten
• Zahlungsdaten/Kontoinformationen
• Kundengruppe/-interesse
• Kundennummer
• Kontakthistorie
• Termindaten
• Angaben zum Beruf
4 Aus welchen Quellen stammen die Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von unseren Kunden und Dienstleistern.
oder/und
Wir erhalten personenbezogene Daten von folgenden Stellen:
• Öffentlich zugängliche Quellen: Handels- oder Vereinsregistern
5 Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.
5.1 Aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs.1 a DSGVO)
Wenn Sie gegenüber uns die freiwillige Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung oder Übermittlung von bestimmten personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.
In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:
• Versendung von E-Mail-Newslettern
• Marktforschung (z.B. Kundenzufriedenheitsbefragungen)
• Veröffentlichung einer Kundenreferenz (Name und Bild)
5.2 Zur Erfüllung eines Vertrags (Art.6 Abs. 1 b DSGVO)
EWC bietet umfangreiche Analyse- und Beratungsdienstleistungen in den Bereichen: Konformitätsbewertung für Exporte in die Eurasische Wirtschaftsunion (EAWU), Schulungen zu den Anforderungen des technischen Rechts der EAWU, Auditierung von QMS und projetsbezogenen Abnahmen von technischen Ausrüstungen/Maschinen, Erstellung von Betriebsunterlagen nach den . Anforderungen der Vorschriften der EAWU.
5.3 Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)
Als Unternehmen unterliegen wir verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen. Zur Erfüllung dieser Verpflichtungen kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich sein.
• Kontroll- und Meldepflichten
5.4 Aufgrund eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zu Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten.
• Direktwerbung oder Markt- und Meinungsforschung
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
6 An wen werden Ihre Daten weitergegeben?
Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten werden Ihre personenbezogenen Daten gegenüber verschiedenen öffentlichen oder externen Dienstleistern offengelegt.
Externe Dienstleister:
• Telekommunikation
• Zahlungsdienstleister
• Beratung und Consulting
• Wirtschaftsprüfer / öffentliche Stellen:
Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.
• Finanzbehörden
• Zollbehörden
• Sozialversicherungsträger
Sollten Sie weitere Fragen zu den einzelnen Empfängern haben, kontaktieren Sie uns unter: n.weiss@ewc-berlin.com.
7 Werden Ihre Daten an Länder außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittländer) übermittelt?
Länder außerhalb der Europäischen Union (und des Europäischen Wirtschaftsraums „EWR“) handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Für die Verarbeitung Ihrer Daten setzen wir auch Dienstleister ein, die sich in Drittländern außerhalb der Europäischen Union befinden. Es gibt aktuell keinen Beschluss der EU-Kommission, dass diese Drittländer allgemein ein angemessenes Schutzniveau bieten.
Wir haben daher besondere Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in den Drittländern ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Mit Dienstleistern in Drittländern schließen wir Geheimhaltungsvereinbarungen ab. Diese Vereinbarungen geben geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten bei Dienstleistern im Drittland vor.
8 Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist.
Sollte eine Speicherung der Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sein, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:
• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Zu nennen sind Aufbewahrungsfristen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO).
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den Verjährungsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen in manchen Fällen bis zu 30 Jahren betragen, die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.
9 Welche Rechte haben Sie im Zusammenhang mit der Verarbeitung meiner Daten?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art.18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
9.1 Widerspruchsrecht
Der Verwendung Ihrer Daten für werbliche Zwecke können Sie jederzeit widersprechen.
• Welches Recht haben Sie im Falle einer Datenverarbeitung aufgrund Ihres berechtigten oder öffentlichen Interesses?
Sie haben gem. Art. 21 Abs.1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Artikel 6 Abs.1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling.
Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Welches Recht haben Sie im Falle einer Datenverarbeitung zur Betreibung von Direktwerbung?
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie gem. Art. 21 Abs.2 DSGVO das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen, dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Im Falle Ihres Widerspruchs gegen die Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
9.2 Widerruf der Einwilligung
Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.
9.3 Auskunftsrecht
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.
9.4 Weitere Rechte
Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung falscher Daten oder auf Löschung Ihrer Daten. Wenn kein Grund für die weitere Speicherung besteht, werden wir Ihre Daten löschen, ansonsten die Verarbeitung einschränken. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).
9.5 Wahrnehmung Ihrer Rechte
Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an die Verantwortliche oder an den Datenschutzbeauftragten unter den angegebenen Kontaktdaten wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben.
10 Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?
Zur Eingehung einer Geschäftsbeziehung müssen sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die zur Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind oder die wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben zwingend erheben müssen. Sollten Sie uns diese Daten nicht bereitstellen, dann ist für uns die Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses nicht möglich.
11 Änderungen dieser Informationen
Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren und sich rechtzeitig über die Änderungen informieren.
Privacy Notice
Information regarding the collection and processing of your personal data
Accuracy and transparency form the basis of our interaction with customers: a collaborative approach that is based on trust. We are therefore providing you with information on how we use your data and how you can exercise your rights under the General Data Protection Regulation. The personal data that we use and the purpose for which it is used depend on the applicable contractual relationship
1 Who is responsible for processing the data?
The party responsible is the respective Eurofins entity with whom you have entered into a contract:
Ing,-Büro EWC
Holzmarktstr. 69
10179 Berlin
Germany
2 How can you contact the Data Protection Officer?
Our Data Protection Officer’s contact details are:
Dipl.-Ing. Nellja Weiss
Holzmarktstr. 69
10179 Berlin
n.weiss@ewc-berlin.com
3 Which personal data do we use?
We process your personal information if you submit a query, receive a quote from us or sign a contract with us. We also process your personal data for purposes, which include fulfilling our legal obligations, safeguarding a legitimate interest, or on the basis of the consent that you have granted us.
Depending on the legal basis, this concerns the following categories of personal data:
• First name, surname
• Address
• Communication data (telephone number, e-mail address)
• Contract-related master data, in particular contract number, duration, cancellation period, type of contract
• Invoice data/sales data
• Payment data/account details
• Customer group/interests
• Customer number
• Contact history
• Appointment data
• Occupation-related information
In the course of initiating the contract, we also make use of data that has been supplied to us by third parties. Depending on the type of contract, this concerns the following categories of personal data:
• Information on creditworthiness (obtained from credit agencies)
4 Which sources are used to obtain the data?
We process personal data that we receive from our customers, service providers and suppliers.
and/or
We receive personal data from the following sources:
• Publicly accessible sources: commercial or association registers
5 What do we use your data for and what is our legal basis for doing so?
We process your personal data with particular consideration of the General Data Protection Regulation (GDPR) and the Federal Data Protection Act (BDSG), as well as in accordance with all further relevant legislation.
5.1 On the basis of the consent that you have granted (Art. 6 (1a) GDPR)
Where you have expressed your voluntary consent for us to collect process or transmit certain personal data, this consent then forms the legal foundation for the processing of this data.
In the following instances, we will process your personal data on the basis of your consent:
• Sending out e-mail newsletters
• Market research (e.g. customer satisfaction surveys)
• Publishing a customer reference (name and photo)
5.2 To fulfil a contract (Art. 6 (1b) GDPR)
EWC offers extensive audits, analysis and consultancy .
5.3 To fulfil legal obligations (Art. 6 (1c) GDPR) or if it is in the public interest (Art. 6 (1e) GDPR)
As a business, we are subject to a number of legal obligations. In order to fulfil these obligations it may be necessary to process personal data.
• Control-related and reporting requirements
5.4 Due to a legitimate interest (Art. 6 (1f) GDPR)
In certain cases we may process your data to safeguard our or a third party’s legitimate interest.
• Direct advertising or market research and opinion polling
6 To whom do we forward your data?
To fulfil our contractual and legal obligations your personal data is disclosed to various public bodies and to external service Providers.
External service providers:
• Telecommunication
• Public bodies:
In addition, we may be required to pass on your personal data to other entities, such as to authorities for the fulfilment of legal reporting obligations.
• Financial authorities
• Customs authorities
• Social insurance agencies
Should you have further questions regarding the individual recipients, please contact us at n-weiss@ewc-berlin.com
7 Will your data be transmitted to countries outside the European Union (known as ‘third countries’)?
Countries outside the European Union (and the European Economic Area, the EEA) manage the protection of personal data differently to countries within the European Union. To process your data we also use service providers who are located in third countries outside the European Union. There is currently no proclamation from the EU Commission that these third countries in general provide an appropriate level of protection.
We have therefore taken specific measures to ensure that your data is processed equally as securely in third countries as within the European Union. With service providers in third countries, we conclude the obligation of confidentiality.
8 How long will your data be stored for?
We store your personal data for as long as is required to allow us to fulfil our legal and contractual obligations.
Should it no longer be necessary to store the data for the purposes of fulfilling contractual or legal obligations, your data will be deleted, unless further processing is necessary due to the following reasons:
• Fulfilling commercial and tax retention obligations. This includes retention periods from the German Commercial Code (HGB) or the General Fiscal Code (AO).
• Preserving evidence in the context of the regulatory statute of limitations. According to the statute of limitations of the German Civil Code (BGB), these limitation periods can, in some cases, be up to 30 years; the regular limitation period is three years.
9 What rights do you have regarding the processing of your data?
Each individual affected has the right to information as per Art. 15 GDPR, the right to correction as per Art. 16 GDPR, the right to deletion as per Art. 17 GDPR, the right to limiting the processing as per Art. 18 GDPR, the right to appeal as per Art. 21 GDPR and the right to data portability as per Art. 20 GDPR. With regard to the right to information and the right to deletion, restrictions apply in accordance with §§ 34 and 35 BDSG.
9.1 Right to appeal
You may veto the use of your data for advertising purposes at any time without incurring anything other than the transmission costs based on the basic tariffs.
• What are your rights in the event of data processing for your legitimate or public interest?
In accordance with Art. 21 (1) GDPR, due to reasons that arise from your particular situation, you have the right at any time to file an objection against the processing of personal data concerning you that takes place on the basis of Art. 6 (1e) GDPR (data processing in the public interest), or Art. 6 (1f) GDPR (data processing for the purposes of safeguarding a legitimate interest) this also applies to profiling based on this provision.
In the event of your objecting we will no longer process your personal data, unless we can prove that we have compelling legitimate reasons for doing so, which outweigh your interests, rights and freedoms; or if processing serves to enforce, exercise or defend legal claims.
• What rights do you have in the event of data being processed for the purposes of direct mail advertising?
If we process your personal data for the purposes of direct mail advertising, you have the right, in accordance with Art. 21 (2) GDPR, to file an objection at any time against the processing of personal data pertaining to yourself for the purposes of this type of advertising; this also applies to profiling, insofar as it is associated with this direct mail advertising.
In the event of your objecting to processing for the purposes of direct mail advertising, we will no longer process your personal data for this purpose.
9.2 Revoking consent
You can revoke your consent for the processing of your personal data at any time. Please be aware that the revocation is only effective for the future.
9.3 Right to information
You can request information regarding whether we have stored personal data about you. Should you so wish, we will inform you what data we hold on you, what the data is being used for, to whom the data has been disclosed, how long the data will be stored and what further rights you have in relation to this data.
9.4 Other rights
In addition, you have the right to correct data that is incorrect or to have your data deleted. Where there is no reason to store it, further we will delete your data; otherwise, we will limit the processing of it. You can also demand that we provide you, or a person or company of your choice, with all personal data that you have provided us with, in a structured, commonly acceptable and machine-readable Format.
Furthermore, you have a right of appeal to the data protection supervisory authority responsible (Art. 77 GDPR in conjunction with § 19 BDSG).
9.5 Being aware of your rights
To find out your rights you can contact those officials responsible or the data protection authorities using the contact details provided. We will process your requests promptly and in accordance with the legal requirements and inform you of the measures we have taken.
10 Is there an obligation to provide your personal data?
To enter into a business relationship you must provide us with the personal data required to implement the contractual relationship, or that we are required to collect due to legal stipulations. If you do not provide us with this data, we will not be able to implement or perform the contractual relationship.
11 Changes to this Information
If the purpose or methods of the processing of your personal data are subject to significant changes, we will update this information in a timely manner and communicate the changes promptly.
